Ob Verein, Autohaus, Feuerwehr - so hilft KI kleinen Firmen

KI ist längst zu einem Alltagstool geworden - von der E-Mail bis zum Social Media Post. Wer klug promptet und passende KI-Werkzeuge wählt, arbeitet schneller und kreativer.

Künstliche Intelligenz ist längst im Alltag angekommen – nicht nur bei Tech-Firmen, sondern auch in Vereinen, Büros und kleinen Unternehmen. KI hilft dabei, Zeit zu sparen, Texte zu schreiben und Routineaufgaben schneller zu erledigen. Laut einer Studie werden in Deutschland im Schnitt bis zu 113 Minuten Arbeitszeit täglich durch KI eingespart.

Künstliche Intelligenz begegnet euch heute fast überall. Beim Schreiben von Texten, beim Beantworten von E-Mails oder beim Erstellen eines Social Media Posts unterstützt KI längst ganz selbstverständlich. Was früher nach Science-Fiction klang, gehört heute zum Arbeitsalltag vieler Menschen. Besonders kleine Unternehmen, Vereine oder ehrenamtliche Organisationen profitieren davon, weil Zeit oft der größte Engpass ist.

 Die Stärken von Künstlicher Intelligenz liegen:

• bei der Textverarbeitung. E-Mails schreiben, Social Media Posts einplanen, Angebote und Protokolle erstellen
• bei der Bilderstellung und einfachen Layouts sowie Grafiken für Präsentationen
• bei der Audiobearbeitung und Transkription. Meetings können zusammengefasst werden, Interviews können transkribiert und Untertitel generiert werden
• bei der Recherche und Struktrierung. Themen können sortiert werden, Checklisten erstellt und To-Dos priorisiert werden
• bei der Automatisierung von Standardprozessen im Marketing und der Büroarbeit 

Die Schwächenvon Künstlicher Intelligenz liegen bei:

KI hat viele beeindruckende Fähigkeiten, aber es gibt auch Bereiche, in denen sie noch Schwächen zeigt und ihr Einsatz möglicherweise nicht ideal ist:

• KIs haben Schwierigkeiten, komplexe menschliche Emotionen oder kulturelle Hintergründe vollständig zu verstehen 
• Kreativität und originelles Denken: Obwohl KI in der Lage ist, Muster zu erkennen und bestehende Daten zu analysieren, hat sie Schwierigkeiten, wirklich originelle Ideen oder kreative Konzepte zu entwickeln, die über die Daten hinausgehen, auf denen sie trainiert wurde
• KI-Systeme können keine moralischen Urteile fällen. Sie operieren auf Basis der Daten und Algorithmen, mit denen sie programmiert wurden, und können ethische Überlegungen nicht berücksichtigen.
• Der Erfolg einer KI hängt stark von der Qualität und Quantität der Daten ab, die zu ihrer Entwicklung verwendet werden.
• KIs sind weniger effektiv im Umgang mit unvorhergesehenen Änderungen oder neuen Situationen, die nicht in ihren Trainingsdaten enthalten sind. 

Das wohl bekannteste Werkzeug ist ChatGPT. Es ist sehr stark im freien Schreiben und Ideen sammeln. Ideal für Brainstormings und schnelle Entwürfe. Google Gemini hat eine gute Verbindung zur Google Suche, Google-Docs und YouTube. Es eignet sich gut für Recherche.

Microsoft Copilot ist nützlich in Microsoft 365 für Mails, Termine, PowerPoint und Excel. Weitere Modelle sind Claude, Midjourney und DALL·E 

Wer lieber auf deutsche Plattformen setzt, wird auch fündig. TAUNUS.AI ist eine datensichere, deutschsprachige Plattform mit Servern in Deutschland, gut geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen, Verwaltungen, Medienunternehmen und Pressestellen. Neuroflash, Plotdesk und nele.ai sind weitere Plattformen.

Damit KI gute Ergebnisse liefert, braucht sie klare Anweisungen. Prompten bedeutet, der KI genau zu sagen, was du willst. Ein gutes Beispiel: Statt nur „Schreibe einen Post“ funktioniert „Schreibe einen kurzen Social Media Post für ein Sommerfest im Verein, locker und verständlich“. Je genauer dein Prompt, desto besser das Ergebnis. Diese Fähigkeit lässt sich schnell lernen und macht KI besonders effektiv.

Regelmäßige Social Media Posts zu erstellen, ist für viele eine Herausforderung. KI hilft dabei, Ideen zu finden, Texte vorzuschlagen oder bestehende Inhalte zu kürzen. Ein Post für Facebook, Instagram oder LinkedIn entsteht so in wenigen Minuten. Das ist besonders hilfreich für kleine Unternehmen oder Ehrenamtliche, die Social Media nebenbei betreuen.

Auch Medienunternehmen arbeiten längst mit Künstlicher Intelligenz. Aus diesem Umfeld kommt mit TAUNUS.AI ein KI-Tool aus der FFH Mediengruppe, das speziell für den Arbeitsalltag entwickelt wurde. Es bündelt verschiedene KI-Funktionen in einer Oberfläche und richtet sich an Menschen, die ohne Vorkenntnisse Texte, Social Media Posts oder Dokumente erstellen möchten. Der Fokus liegt dabei auf einfacher Bedienung und Datensicherheit.

Da die KI nicht fehlerfrei arbeitet, solltet ihr immer alle Fakten prüfen: Quellen nennen lassen, Zahlen verifizieren und im Zweifel lieber auf euren Verstand vertrauen als der KI.

KI-generierte Inhalte sollten immer als solche markiert und gekennzeichnet sein.

Künstliche Intelligenz ersetzt keine Menschen, aber sie nimmt viel Arbeit ab. Wer KI sinnvoll einsetzt, spart Zeit, reduziert Stress und kann sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren.

Ob im Verein, im Büro oder im kleinen Unternehmen – KI ist heute ein praktisches Werkzeug für den Alltag und längst keine Spielerei mehr.